Kā uzlabot dizaina iepirkumus? Problēmu kartēšana

Ar savu pieredzi, piedaloties dizaina iepirkumos un konkursos, pasākumā dalījās vairāki dizaina jomas pārstāvji — studijas «Kid» vadītājs Arnis Artemovičs un studijas «H2E» vadītāja Dagnija Balode runāja par konkursiem, kas saistīti ar dizaina pakalpojumu iegādi, savukārt mēbeļu ražotāja «Artikul» vadītājs Aldis Circenis izklāstīja problēmas, kas saistītas ar produktu iepirkumiem un autortiesībām. Pasūtītāju skatpunktu pasākumā ieskicēja juriste un iepirkumu speciāliste Ieva Lācenberga–Rocēna, Rīgas pilsētas galvenā dizainere Evelīna Ozola, Gulbenes pašvaldības Attīstības un iepirkumu nodaļas vadītāja Ligita Gāgane, kā arī «Latvijas Valsts mežu» saimniecības daļas vadītājs Jānis Bite. Savukārt Latvijas Arhitektu savienības valdes locekle Anda Kursiša pastāstīja par savu pieredzi, uzlabojot situāciju arhitektūras iepirkumu jomā.

Konkursos trūkst profesionalitātes uz caurspīdības

Arnis Artemovičs no studijas «Kid» norāda, ka, lai gan studija veiksmīgi startē konkursos, to norise ne vienmēr ir atbilstoša, lai sasniegtu labu rezultātu. Viņš min vairākus piemērus, kas rūgtu pēcgaršu atstājusi ne vien «Kid», bet arī citām dizaina studijām. Viens no tiem ir Rīgas zooloģiskā dārza vizuālās identitātes konkurss, kur, neskatoties uz žūrijas atzinīgu vērtējumu par pirmās un otrās vietas ieguvēju iesniegtajiem metiem, līgums noslēgts ar trešās vietas ieguvēju. Turklāt nolikums paredz, ka pasūtītājs var izmantot jebkuru no godalgotajiem metiem, tādējādi iegūstot tiesības uz dizainu par salīdzinoši nelielu summu — 500–1500 eiro lielu godalgu. Vēl viena problēma ir atvēlētā budžeta un prasību samērība — kā piemēru Arnis min Latvijas Nacionālais vēstures muzeja zīmola metu konkursu, kura budžets apstiprināts 2017. gadā, bet konkurss izsludināts vien 2023. gadā. Arnis akcentē, ka šādā situācijā studijai nākas meklēt veidus, kā optimizēt dizaina procesu, tādējādi ciešot sasniedzamajam rezultātam. «Kid» pārstāvis norāda, ka arī dizaina konkursu mērķi un prasības mēdz būt konfliktējoši. Kā piemēru viņš min «Rīgas Siltuma» konkursu, kur tehniskā specifikācija paģēr izstrādāt «zīmola ieviešanas stratēģiju, pozicionējumu un personību», taču konkursam jāiesniedz bukleta un termometra dizaina skices. To var attiecināt arī uz «Latvijas vēja parku» iepirkumu, kur līdztekus dizaina izstrādei iepirkuma uzvarētājam arī jāuzstāda reklāmas ekrāns Valmierā un jānodrošina tā funkcionēšana. Izvērtējot dalību konkursos, Arnis secina, ka visus kvalitatīvus dizaina iepirkumus raksturo profesionāla komanda, kurā iesaistīti nozares profesionāļi, pārdomāti konkursu vērtēšanas kritēriji, kas ļauj sasniegt vajadzīgo mērķi, caurspīdīgums jeb skaidra konkursa norises kārtība un rezultāti, kā arī cieņpilna pasūtītāja attieksme.

Līdzīgu viedokli pauž arī «H2E» vadītāja Dagnija Andersone, kurai ir divdesmit gadu pieredze darbā ar dizaina iepirkumiem. Pēc viņas novērojumiem zemākās cenas iepirkums rezultātā nereti ved uz kopumā dārgāko iepirkuma procesu, jo to piedāvā pretendenti, kuri nemaz nav kvalificēti nodrošināt konkrēto pakalpojumu. Viņa norāda, ka piemēram, Igaunijā, pretendentiem, kuru piedāvātā cena ir būtiski zemāka nekā citu noteiktā, jāspēj šī atšķirība pamatot, tādējādi izslēdzot negodprātīgus vai nekvalificētus pretendentus. Cits sāpīgs jautājums ir neapmaksātie metu konkursi, kas Dagnijas ieskatā pauž necieņu pret dizaineru ieguldīto darbu un laiku. Lai tiktu pie valsts un pašvaldību pasūtījumiem, dizaineri spiesti tajos piedalīties, ieguldot savus līdzekļus, taču nepastāv mehānismi, kas konkursa dalībniekiem, piemēram, atvieglotu nodokļu slogu. Konkursu balvu fonds bieži ir neadekvāts, un dizaineri priecājas, ja tas nosedz tehniskās izmaksas, nemaz nerunājot par darba izmaksām. Kā pozitīvu piemēru viņa min dalību konkursā Ungārijā, kur pirmajā kārtā atlasīti 3–5 kandidāti, un viņu darbs, izstrādājot metu, konkursa otrajā kārtā ticis apmaksāts.

Dagnija uzsver, ka arī pasūtītajam kvalitatīvi jāsagatavojas konkursam, izstrādājot atbilstošu nolikumu un dokumentāciju. Viņa novērojusi, ka konkursu tehniskās specifikācijas nereti tiek pārkopētas no citem iepirkumiem un nav atbilstošas konkrētajam uzdevumam. Tikpat būtiska ir arī konkursa žūrija, kuras locekļi nereti nav pietiekami kvalificēti, lai izvērtētu iesniegtos piedāvājumus. Diemžēl konkursiem bieži trūkst caurspīdības, kas ļautu izvērtēt rezultātus, turklāt iesniedzēji nereti nesaņem atgriezenisko saiti, kas ļautu mācīties no kļūdām. Dagnija akcentē arī to, ka konkursu termiņi mēdz būt neatbilstoši, un pasūtītāji bieži nosaka likumā mazāko iespējamo termiņu, kas nav pietiekams kvalitatīva meta sagatavošanai.

Labākus iepirkumus var veidot jau esošajā likuma ietvarā

Ieva Lācenberga–Rocēna norāda, ka uzlabojumi nav nepieciešami likumdošanā, bet gan nozares ekspertu iesaistē. Pasūtītāju pusē nereti nav jomas speciālistu, kuri varētu palīdzēt izstrādāt kvalitatīvu dizaina iepirkuma vai konkursa nolikumu. Viņa norāda, ka dizaina kopienai vajadzētu pašai palīdzēt pasūtītājam un izstrādāt nozares vadlīnijas, kas tiktu publicētas Iepirkumu uzraudzības biroja (IUB) mājaslapā. Tādas, piemēram, izstrādājusi Latvijas Arhitektu savienība. Pēc Ievas novērojumiem pasūtītāji šos ieteikumus uztver kā normatīvos aktus un bieži atsaucas uz tiem. Ieva akcentē, ka arī iepirkuma veidošana ir radošs process, un izpratne par to, kā likuma rāmī ietvert dažādas nozares, ir ļoti atšķirīga. Daļēji pie tā, ka iepirkumu speciālisti joprojām mēdz izvirzīt zemāko cenu kā galveno kritēriju, ir viņu uztraukums par iepirkumu uzraudzības institūciju vērtējumu, īpaši situācijās, kad iesaistīts Eiropas Savienības finansējums. Pārlieka iepirkumu speciālistu «centība» atklājas arī tajā, ka, iepērkot dizainu, kas klasificējams kā māksliniecisko pakalpojumu iepirkums, par summu, kas nepārsniedz 42 000 eiro, nav nepieciešams veikt pilnu publiskā iepirkuma procedūru.

Gulbenes novada pašvaldības Attīstības un iepirkumu nodaļas vadītāja Ligita Gāgane akcentē, ka iepirkumu speciālistu uzdevums ir veikt nevis lētāko, bet saimnieciski izdevīgāko iepirkumu, un, sasaucoties ar Dagnijas teikto, arī viņas pieredzē zemākās cenas iepirkums nereti rezultējas dārgākajā procesā. Pēc Ligitas novērojumiem iepirkumu jomā pasūtītāja pusē iezīmējas trīs galvenās problēmas — zināšanu trūkums, laika trūkums un finanšu trūkums. Viņa norāda, ka nereti iepirkumu speciālistiem vienkārši trūkst zināšanu, lai varētu kvalitatīvi piemērot tos instrumentus, kuri jau ir noteikti Publisko iepirkumu likumā un citos normatīvajos aktos — dizaina autorības līgumi nepaģēr rīkot publisku iepirkumu procedūru, un atsevišķos gadījumos nav piemērojams arī konkrēts līgumsummas slieksnis. Iepirkumu speciālistu profesionalitāte ir sfēra, ko pasūtītājs var attīstīt, tomēr izaicinājums ir zemais atalgojums pašvaldību iestādēs un biežā darbinieku maiņa, kas rada zināšanu un kapacitātes trūkumu. Ligita akcentē, ka, laika trūkuma spiesti, iepirkumu speciālisti nereti meklē kolēģu izstrādātos piemērus, pārkopējot arī viņu kļūdas un nemaz nekonsultējoties par to, kā iepirkums noritējis un kādi bijuši rezultāti. Finanšu resursu trūkums neļauj pašvaldībām metu konkursu vērtēšanā iesaistīt augsti kvalificētus nozares profesionāļus. Arī Ligita rosina dizaina nozari apvienoties un sadarbībā ar IUB izstrādāt vadlīnijas un ceļa kartes, kas ļautu pasūtītājam iegūt saimnieciski izdevīgāko, nevis lētāko piedāvājumu. Viņa arī aicina apstrīdēt iepirkumus, kuros pasūtītājs pārkāpj piegādātāja tiesības, kā arī mudina arī rakstīt pašam pasūtītājam, jo arī viņi ir ieinteresēti, lai iepirkumu jomā ienāk jauni spēlētāji.

Rīgas pilsētas galvenā dizainere Evelīna Ozola guvusi pieredzi gan kā dizaina iepirkumu dalībniece, gan kā pasūtītāja pārstāve, izstrādājot un vērtējot iepirkumus. Pēc viņas novērojumiem pasūtītājs nereti izvēlas vienkāršāko ceļu — atklātus iepirkumus —, nemaz neizmantojot citas iespējamās procedūras, un pēc iespējas vienkāršo arī vērtēšanas procesu un kritērijus, lai tie būtu maksimāli objektīvi. Evelīna atzīmē, ka, neskatoties uz neapmierinātību, kas nereti izskan publiskajā telpā, nozarē ir pietiekami daudz uzņēmumu, kas jau iestrādājušies iepirkumu jomā un ir apmierināti ar zemāko cenu kā galveno kritēriju. Ja pieteikumu vērtēšana tiek sarežģīta, viņi nekavējas rakstīt sūdzības IUB, un pasūtītājs nevēlas, lai iepirkumi tiek apstrīdēti, jo tas prasa daudz laika. Lai iepirkumu procedūra sasniegtu labu rezultātu, Evelīna aicina pasūtītājus veikt tirgus izpēti, konsultējoties ar nozares pārstāvjiem par tehnisko specifikāciju, izmaksām, termiņiem utt. Viņa arī mudina iepirkumu speciālistus eksperimentēt ar vērtēšanas kritērijiem, kas ļautu labāk izvērtēt piedāvājumu kvalitāti. Nereti tehniskajās specifikācijās ļoti precīzi tiek noteikts vēlamais rezultāts, taču dizainā jebkuru problēmu var atrisināt daudzos un dažādos veidos, tāpēc būtiski izvērtēt, kurš no kandidātiem to izdarījis labāk.

Vērtējot konkursu pieteikumus, Evelīna secina, ka labus darbus nereti nākas diskvalificēt, jo nav ievērotas visas nepieciešamās prasības, tiek pieļautas neuzmanības kļūdas vai kaut kas nav iesniegts. Evelīna pauž cerību, ka birokrātiskais slogs un iesniedzamo dokumentu apjoms varētu samazināties. Bet, kamēr tas nenotiek, viņa aicina dizainerus būt ļoti uzmanīgiem un rūpīgi pārskatīt konkursu nolikumus.

Plaša konkurence vai dizaina kvalitāte

Mēbeļu ražotāja «Articul» vadītājs Aldis Circenis saskāries ar problēmām produktu iepirkumos. Viņš norāda, ka iepirkumu likuma autori, izstrādājot normatīvos aktus, koncentrējušies tikai uz būvniecības jomu, un līdzīgi kā dizainā, arī produktu piegādes iepirkumiem ir sava specifika, piemēram, netiek ņemtas vērā produktu autortiesības. Likums rekomendē iepirkumos neminēt konkrētus dizaina autorus, ražotājus vai modeļus. Tas paplašina konkurenci, tomēr tas veicina to, ka piegādātāji piedāvā produktu kopijas. Aldis norāda, ka «Artikul» ar to sastopas ļoti bieži, un viņš aicina meklēt risinājumus, kas mudinātu iepirkumu komisijas izvēlēties produktu oriģinālus, nevis pakaļdarinājumus, uzsverot, ka zemākās cenas princips faktiski izslēdz šādu iespēju.

Sasaucoties ar Alda teikto, Evelīna Ozola norāda, ka IUB vajadzētu iedziļināties nozares specifikā un ļaut pasūtītājam konkrēti definēt, ko viņš vēlas saņemt. Ja tas nav iespējams, nereti zūd dizaina jēga — piemēram, darbs, kas ieguldīts, definējot to, kā izskatīsies pilsētvides labiekārtojums, zaudē jēgu, ja nav iespējams iegādāties šim redzējumam atbilstošu preci.

«Latvijas Valsts mežu» saimniecības daļas vadītāja Jāņa Bites pieredzē iepirkumu procesā iespējams panākt labu rezultātu, taču tas prasa daudz laika. Jānis stāsta, ka uzņēmuma īstenotie klientu centru arhitektūras un interjera dizaina konkursi ir bijuši veiksmīgi — viņiem izdevies piesaistīt kvalificētus izpildītājus, kā arī iepirkt kvalitatīvas Latvijā ražotas saplākšņa mēbeles, kas atbilst dizainera iecerei un joprojām labi kalpo, lai gan iepirktas vēl 2000. gadu sākumā. Jānis norāda, ka uzņēmuma darbu krietni atvieglojis tas, ka Elektronisko iepirkumu sistēmas standartizēto preču katalogā tikušas iekļautas mēbeles, kas jau izmantotas uzņēmumā, un tā bijis vieglāk atkal iepirkt nepieciešamās lietas, netērējot laiku iepirkumu procedūras rīkošanai. Jānis stāsta, ka «Latvijas Valsts meži» regulāri veic tirgus izpēti, ja nepieciešams rīkot iepirkumu jomā, kurā uzņēmumam nav pieredzes.

Arhitektūras iepirkumu sakārtošana — vēl procesā

Pasākumā ar savu pieredzi dalījās arī Latvijas Arhitektu savienības (LAS) valdes locekle Anda Kursiša, kura aktīvi piedalījusies arhitektūras iepirkumu vadlīniju izstrādē, kas IUB mājaslapā publicētas 2023. gada septembrī. Anda atzīst, ka arhitektūras iepirkumu piemēru nevarētu atzīt par veiksmes stāstu un situāciju — par sakārtotu, tomēr LAS ir apņēmības pilna turpināt darbu pie iepirkumu sistēmas uzlabošanas. Sastopoties ar situāciju, kad iepirkumos regulāri uzvar kompānijas, kuru īpašnieki nav arhitekti, bet, piemēram, juristi vai ieroču tirgotāji, kā arī saņemot signālu no VAS «Valsts Nekustamie īpašumi» par zemo arhitektūras projektu kvalitāti, kas izstrādāti iepirkumu rezultātā, LAS uzsāka situācijas analīzi. Uzņēmumi, kuri regulāri uzvar iepirkumos, piedāvājot zemāko cenu, kas var būt pat divas reizes zemāka nekā konkurentu piedāvātā, darbojas pēc konkrētas shēmas — uzņēmums piesaista zemas kvalifikācijas darbiniekus, kas tīri formāli veic projektēšanu, nereti apstrīdot tehniskajā specifikācijā norādītās prasības vai neizpildot tās, un pēc tam «nopērk» sertificēta arhitekta parakstu. Anda norāda, ka šādi projekti ir ne vien nekvalitatīvi, bet arī bīstami, turklāt būvniecības tāme šādos gadījumos krietni sadārdzinās. Līdztekus nozares iepirkumu vadlīnijām, LAS izveidojusi kvalificētu arhitektūras prakšu sarakstu, kā arī vērsusies pie Valsts kontroles. Šobrīd LAS turpina aktīvu darbu, komunicējot ar pasūtītājiem, veicot pētījumus, kā arī izstrādājot jaunus nozares standartus, piemēriem, būvprojekta sastāvam.

Sarunu «Kā uzlabot dizaina iepirkumus?» rīkoja Latvijas Dizaina centrs sadarbībā ar Mēbeļu ražotāju asociāciju un FOLD. Pasākuma ierakstu iespējams noskatīties šeit. Nākamā saruna plānota 23. aprīlī plkst. 15.00–17.00, un tā būs veltīta tēmai «Kādu iepirkuma procedūru izvēlēties noteikta dizaina veida iepirkšanai?». Lai pieteiktos dalībai pasākumā, interesenti aicināti sekot informācijai Latvijas Dizaina centra Instagram un Facebook kontos.

Savukārt jau 3. aprīlī darbu uzsāks Latvijas Dizaina centra izveidotā ekspertu darba grupa, kurā juristi, iepirkumu speciālisti un nozares asociāciju pārstāvji apvienojuši spēkus, lai veiktu izpēti un apkopotu informāciju par piemērotāko dizaina iepirkumu procedūru izvēli konkrētiem dizaina veidiem, kā arī lemtu par nozares vadlīniju sagatavošanu ar mērķi tos publicēt IUB mājas lapā, vienlaikus veidojot dialogu ar IUB par dizaina iepirkumu specifiku.